La Transfo

La construction du Labo est l’objet prioritaire de la Transfo. Dans le cas de PACA, cette construction a commencé en mai 2013 par la tenue de  plusieurs ateliers qui ont produit des formes intéressantes de fonctionnement, des grands principes dans les méthodes et dans l’action, des idées pour la mobilisation.

A la rentrée, les résidents de la Transfo et les complices se sont fixés pour objectifs de mettre en œuvre par des expérimentations en « milieu réel » le résultat des travaux des ateliers (voir blog 7.2).

Deux projets ont éprouvé la résistance du scénario labo : le projet du lycée Claret à savoir le recours dans un premier temps à une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) pour la réalisation d’une prestation de design des politiques publiques avec les agents de la Direction des Lycées.

L’autre projet « Mon avenir Num’ERIC » se déroule dans la continuité du travail sur les emplois d’avenir avec pour opérateur l’école de Design de l’Université de Nîmes.

Une mission de coordination importante

La mission de l’AMO dans ces deux scénarios a été prise en charge par les résidents de la Transfo pour envisager la somme de travail demandé par la mission.  Les premières conclusions de ce test montrent la nécessité de se doter d’une fonction de coordination technique sur le labo, d’un chef de projet référent et garant de l’organisation, de la communication, de la capitalisation, de la mobilisation.

Ainsi, nous avons pu étudier lors d’une réunion le 6 février après-midi le cahier des charges lancé par la Direction de la Prospective du Grand Lyon, document exemplaire pour la commande d’une telle prestation.

Le projet de renforcer la coordination est en cours de montage. Un budget propre pourrait éventuellement être dégagé du fondex, le fond d’expérimentation actuellement disponible à la Région.

Monter un réseau de référents Animation/ Innovation

Suite au séminaire des Directeurs en janvier 2014 où un petit nombre d’agents familiers de la Transfo avaient eu la mission d’animer des groupes de coproduction, le Directeur Général des Services a décidé de mobiliser les agents régionaux sur ces compétences en animation.

En effet, dans le cadre des compétences régionales, la mission de nombreux agents consiste souvent à coordonner différentes échelles de territoire et donc d’acteurs institutionnels, privés ou publics autour de sujet majeur. La montée en compétence des agents sur un volet de coproduction importe particulièrement au DGS qui souhaiterait développer un réseau de référents animations.

Ce réseau ressemble étrangement au réseau imaginé lors des ateliers de mai et juillet 2013. Rien n’est pour l’instant décider mais une opportunité se dégage pour la constitution d’une fonction innovation portée par un réseau libre de personnes intéressées et volontaires… A suivre.

Lors de l’apéro Labo du 14 novembre, nous avions un peu de mal à dégager un « futur » pour le travail important réalisé par les agents et les résidents de la Transfo sur le sujet emplois d’avenir. Ce sujet sensible était le sujet prétexte du début de Transfo avant que celle-ci ne se réoriente sur la création du laboratoire d’innovation.

Un contexte peu propice en juin 2013

Ainsi, un scénario de « retour d’usage » avait été créé en partenariat avec une association locale mais aucun service au sein de la Région (et notamment le service concerné en priorité) ne souhaitait tenter l’expérimentation. L’aspect multi-partenarial, les travaux délicats de collaboration avec l’Etat (réel porteur du sujet) ne semblaient pas propices à ce qu’on vienne introduire un processus de modernisation par le design des politiques publiques. La temporalité du projet ne semblait pas s’y prêter également.

Une suite potentielle début 2014

Or, une demande sur ce sujet est parvenue courant décembre 2013 aux résidents de la Transfo. Le contexte des emplois d’avenir a évolué : les chiffres de déploiement du dispositif sont bons, les objectifs quantitatifs on été atteints et la commission en charge du suivi des emplois d’avenir souhaite lancer un suivi de cohorte de jeunes afin de travailler plus précisément sur les aspects qualitatifs du dispositif.

Il va s’en dire qu’étant donné l’investissement des agents et des résidents sur le sujet, il semblait impossible de ne pas saisir cette opportunité. Nous avons donc imaginé un second scénario (le premier n’étant plus forcément d’actualité) pour travailler et coproduire un mode d’action avec la commission en charge des emplois d’avenir.

Ceci nous a demandé de synthétiser un certain nombre d’éléments produits en début de Transfo : les ateliers des acteurs de l’emploi en PACA, ateliers jeunes et employeurs, l’ensemble du travail d’entretiens et de recherche. L’objectif étant de montrer comment ces méthodes de recueil d’informations et de données sensibles sur les usagers pouvaient venir accompagner la démarche plus cartésienne et chiffrée actuellement menée.

Le document produit  (à télécharger ici) est donc une forme de capitalisation de la méthode mais aussi un exemple du type d’information que peut produire cette méthode.

Le point positif réside dans le fait que les principes de la Transfo commencent à se diffuser doucement dans les discussions entre agents. En effet, cette sollicitation a été celle d’un agent.

On peut donc penser qu’au bout d’un an et demi de présence, la plus-value de la méthode et l’identification des contextes propices à son utilisation commencent à émerger plus spontanément dans  l’imaginaire des agents.

Ne pas retomber dans les mêmes travers

Une fois ce document terminé, il a été présenté aux décideurs techniques en charge du sujet. Ceux-ci ont décliné la proposition courtoisement en invoquant l’inopportunité de la proposition dans un contexte délicat avec les autres partenaires.

Encore une fois, les décideurs et chef de projet non convaincus par les apports de la méthode ne peuvent adhérer. Encore une fois, les travaux « autosaisis » ne portent pas leurs fruits…

Il y a donc un aspect contextuel très important dans la possibilité de pouvoir ou non avoir recours à ces méthodes de design des politiques publiques.

Un champ important en termes de formation et de sensibilisation s’ouvre pour le Labo entre des convaincus, des agents à convaincre, des récalcitrants par manque de connaissance, des récalcitrants pour non intérêt.

La semaine 8 nous a permis de terminer les projets et de faire le point sur les conditions de réalisation optimales dans la perspective d’un labo autonome.

Dans ce sens la semaine 9 doit permettre de définir plus précisément le fonctionnement de ce labo dans la pratique. Cette semaine sera aussi l’occasion de préparer la sortie de la TRANSFO. En effet, c’est bientôt la fin de l’accompagnement et donc notre ambition est de partir en laissant derrière nous les meilleurs conditions possibles pour la création du labo.
A savoir :
➢ un fonctionnement tangible,
➢ des modes d’actions formalisés,
➢ un argumentaire approprié,
➢ une équipe motivée et des référents sensibilisés,
➢ un germoir de projets réalisés ou pas encore développés.

Voici donc les objectifs de la semaine 9 :
➢ Développer l’opérationnalité du Labo en travaillant sur le cahier des charges de l’appel d’offre Assistance à Maîtrise d’Ouvrage qui sera en charge de piloter le labo avec le coordinateur et des agents référents
➢ Identifier avec les agents leur compréhension des différents process de projets réalisés (voir article de blog 8.3).
➢ Clarifier avec eux les points sur lesquels ils souhaiteraient être formés
➢ Poser les bases pour la dernière semaine qui sera la semaine CAMPUS du LABO

Suite à l’exercice de décryptage des projets (article de blog 8.3), nous avons dégagé un certain nombre d’enseignements relatifs à nos expériences.

Créer la participation autour du labo
Si entrer dans le vif d’un sujet « réel » et non « prétexte » amène un véritable investissement des agents régionaux concernés par ce sujet, la plupart des complices (ou « agents TRANSFO », ou « membres de la communauté du labo ») ont décliné l’invitation à participer aux travaux de terrain. Un certain rôle d’agents externes avait été proposé mais il semble que sans la légitimité liée à la nature du projet, il soit difficile de dégager du temps à consacrer à l’innovation.
Le premier enseignement sur la participation serait donc de diversifier l’origine administrative de l’équipe actuellement intéressée par les travaux de la TRANSFO. Ceci permettrait de faciliter les possibilités de participation au sein des travaux menés avec le LABO. Pourquoi ne pas former des agents dans chaque Direction Générale Adjointe, voire dans chaque Direction ?

Comprendre la figure du chef de projet
Dans chacune des expérimentations que nous avons menées, le chef de projet est réellement une figure particulière. Fort de sa connaissance du terrain, de ses compétences techniques, celui-ci a souvent une vision très précise de ce qui doit être mené. C’est lui qui réunit, qui organise la planification, qui crée les liens nécessaires avec les partenaires et maintient l’intérêt autour du sujet : il connait son dossier.
Plus qu’une adhésion à l’intervention de la fonction innovation, il doit être convaincu des apports de la démarche pour la thématique ou le projet. Partir sans lui est peine perdue pour la suite des travaux, partir avec lui « à moitié convaincu » est un vrai risque, partir avec lui est un gage de succès.

Ainsi, il nous semble que la formation au design devrait privilégier ce rôle de chef de projet, voire proposer un module spécifique allant vraiment plus loin qu’une sensibilisation. Par exemple, travailler avec lui sur les propositions suivantes :
« Comment intégrer le prototypage dans le projet ? »
« Comment expliquer la démarche à des partenaires internes et externes à la Région ? »
« Comment remettre en question les procédures sans remettre en question les agents personnellement ? »
« Comment aborder les outils du design et les utiliser à bon escient ? »

Envisager la position de l’expert dans les travaux de design
Si le design de service définit l’usager comme expert de ses propres pratiques et besoins, l’expert technique n’est pas exclu de la démarche. En effet, certains moments nécessitent des éclaircissements sur des contraintes techniques et légales complexes. Une expertise utilisée au bon moment du process de projet peut faire gagner du temps mais également permettre de se projeter dans l’avenir avec le benchmark ING, les évolutions réglementaires et techniques révélées par la veille de l’expert sur son sujet.
L’idée est certainement de faire appel à plusieurs experts proposant des approches complémentaires. La posture d’ouverture de ces personnes est également un critère important pour la réussite d’un projet face aux techniciens et usagers.
Dans beaucoup de cas, des agents régionaux sont experts d’un sujet autant que manager ou chef de projet. Il semble intéressant de les convoquer à ce titre même s’ils ne font pas partie de l’équipe projet intéressée au départ.

La saisine, un des critères d’opérationnalité du système
La question de la commande du projet est cruciale pour mener à bien une expérimentation. On retrouve ici la nécessité de trouver du sens, de fonder le travail sur des aspirations et des ambitions politiques réelles.
Dans le cas du Lycée Claret, l’aspiration est clairement exprimée au sein de plusieurs délibérations. Il s’agit bien d’offrir un service régional de restauration lycéenne efficient et porteur des principes d’actions nouveau (développement du Bio, de la politique Santé, etc.). L’intégration de l’élue dans le processus de projet offre une autre dimension aux travaux. La méthode utilisée qui peut être considéré comme une fin en soi dans le cas de la TRANSFO (qui s’intéresse aux processus et aux outils) redevient un moyen. On entre alors dans une vraie démarche porteuse de sens et de nouveaux outils.
Le rôle de l’élu dans l’impulsion du labo peut donner une crédibilité aux travaux d’expérimentation et une ouverture à leur éventuelle réalisation technique par la suite.
La saisine du labo par un service est une autre possibilité. Dans le cas du projet Mon avenir num’Eric, l’intervention du labo est plébiscitée. Elle devient alors légitime.
L’auto-saisine dans le cas étudié sur les emplois d’avenir n’a pas réellement conduit à des résultats tangibles. Cela laisse penser que l’auto-saisine n’est pas forcément souhaitable pour des dispositifs existants et sans l’accord des chefs de projet et acteurs techniques. Cependant cette proposition pourrait être vérifiée avec un autre projet. Le sujet des emplois d’avenir est en effet hors compétences régionales. Les marges de manœuvre de ce type de projet multi partenarial sont moins évidentes dans le sens où la Région devrait convaincre ses partenaires d’entrer dans une démarche innovante. La sensibilité du sujet, les enjeux politiques locaux et nationaux nécessitent de prendre du temps avec chaque acteur pour envisager ses capacités et son désir de produire des expérimentations ou des améliorations. D’où la nécessité de sensibiliser d’une part les agents mais aussi l’ensemble des partenaires de la Région. Ce vaste programme fait par exemple l’objet de recherches au sein du Secrétariat Général à la Modernisation de l’Action Publique

Sensibiliser et préparer les agents
En juin 2012, la TRANSFO s’est donné pour objectifs de faire une preuve de concept en réalisant des travaux pratiques de design avec les agents.
L’objectif affiché au départ était de construire la fonction innovation de la Région. Cet objectif passe forcément par une forme d’acculturation aux grands principes de l’innovation mais aussi d’une prise de conscience de la nécessité de changer les modes de création de l’action publique en profondeur.
Après avoir mené à bien plusieurs projets, il semble que la démarche soit mieux comprise par un groupe entre 15 et 20 personnes.

>> Sensibiliser à l’animation…
Au sein de ce groupe un petit nombre a été sollicité pour participer à l’animation du séminaire des Directeurs en janvier. Plusieurs ateliers autour de sujets de management avait été organisés et ont été animés en duo « un agent/un directeur »
Forts de leur expérience d’animation et de la participation assidue aux ateliers et travaux de la TRANSFO, ces agents ont été amenés à adopter des postures différentes axées sur l’écoute, la reformulation, la « spacialisation » de l’information dans des schémas ou des formes graphiques.
Nous avons échangé avec eux sur cette expérience. Tous sont d’accord sur le fait que les ateliers TRANSFO leur ont permis d’envisager la posture d’animateur d’une autre manière. Pour moi, ceci est lié principalement à la forme de « neutralité engagée » des animateurs et intervenants de la TRANSFO. En effet, en animation, l’enjeu est de savoir conserver un regard frais et neuf, non partisan. Dans ce cas, les agents – qui étaient peut-être moins directement concernés par les sujets abordés au sein des ateliers – ont eu la possibilité de « ne pas prendre parti » et d’observer les arguments apportés de-ci delà avec une forme de détachement nécessaire à la co construction d’objets ou de concepts.
Ces agents avaient tous un bagage de chef de projet, cependant un certain mimétisme des postures de la TRANSFO leur a permis d’assumer cette mission de co-construction avec peut-être plus de confiance.

>> … N’est pas former à l’animation
Lors des derniers ateliers, nous avons recueilli quelques critiques sur le fait que les agents ne se sentent pas en capacité aujourd’hui de créer un atelier de coproduction, d’engager seuls une « idéation » ou un « prototypage ».
En effet, ces agents même s’ils ont suivi la TRANSFO n’ont pas forcément les compétences pour mettre en forme ou mettre en mouvement des acteurs autour d’une table. De plus, s’il s’agit de le faire dans leur champ de compétences (ou sur les sujets dont ils ont la charge), il est peu évident de conserver cette neutralité engagée exprimée plus haut.
Il nous semble essentiel d’aller un peu plus loin sur des points de formation accessibles, premiers jets d’un cursus de formation à la coproduction qui pourrait voir le jour dans le laboratoire d’innovation ou dans le réseau qui le fondera.
La semaine 9 et la semaine 10 seront donc orientée sur ces enjeux de transmission ou du moins sur la construction d’un référentiel de « montée en compétences » pour les agents « transformers » à envisager sur plusieurs mois ou années.